Contacten beheren in Xendy

Inleiding

Beheer van je contacten is een van de belangrijkste onderdelen van goede email marketing software. Xendy biedt verschillende mogelijkheden om je contacten te beheren, importeren, wijzigen en te verwijderen. Ook heeft Xendy verschillende mogelijkheden om je contactenlijst te segmenten, maar ook schoon te houden.

Alle contacten bekijken en beheren

Het beheren van je contacten begint in het linkermenu onder ‘Alle contacten’. Op deze centrale plek vind je alle contacten van jouw organisatie in Xendy. Je kunt ze hier bekijken, bewerken en verwijderen.

Top-opties

• Contacten zoeken: zoek via de zoekbalk eenvoudig op bijvoorbeeld voornaam, achternaam of emailadres van je contacten.
• Segment selecteren: klik rechtsboven in beeld voor ‘Alle contacten’ om een nieuw segment aan te maken of te navigeren naar een van de segmenten.
• Contacten toevoegen: kies rechtsboven in beeld voor ‘Contacten toevoegen’ om alle mogelijkheden te bekijken om contacten toe te voegen aan de lijst.

Lijst met alle contacten

Onder ‘Alle contacten’ vind je al jouw contacten in Xendy met daarbij de volgende gegevens in de kolommen bij een contact:

• Status: er zijn vier mogelijke statussen van contacten binnen Xendy:
  • Actief: alle contacten die actief zijn en actief worden gemaild vanuit Xendy.
  • Uitgeschreven: het contact heeft zich uitgeschreven en heeft aangegeven geen emails meer te willen ontvangen.
  • Uitgesloten: het contact is uitgesloten van ontvangst van emails doordat het is geupload onder ‘Geblokkeerde contacten’ of het contact voldoet aan een van de regels van een ingestelde dynamische blokkeerlijst.
  • Gebounced: er heeft een hard bounce plaatsgevonden. Het contact is daardoor automatisch uitgesloten van toekomstige emails.
• Emails: het aantal emails dat het contact heeft ontvangen vanuit Xendy.
• Omzet: het totale bedrag waarvoor het contact heeft besteld bij Xendy. Alleen zichtbaar voor webshops met een actieve webshop-koppeling.
• Aangemaakt op: de datum waarop je het contact hebt toegevoegd aan Xendy.

Individuele contacten beheren

Je kunt elk individueel contact beheren door op het contact te klikken. Er opent nu een sidebar met daarin alle gegevens die bekend zijn over het contact. In deze sidebar zijn de volgende zaken zichtbaar:

• Email, voornaam, achternaam: de basisgegevens van je contacten
• Segmenten: alle segmenten waar dit contact in voorkomt.
• Aangemaakt op: de datum waarop het contact is toegevoegd aan Xendy.
• Status: de status van het contact. Enkel contacten met de status ‘Actief’ ontvangen je emails. Anderen ontvangen geen emails doordat zij zich hebben uitgeschreven, ze zijn gebounced of het contact handmatig of via een regel is uitgesloten.
• Emails: het aantal emails dat het contact heeft ontvangen vanuit Xendy.
• Omzet: het totale bedrag waarvoor het contact heeft besteld bij Xendy. Alleen zichtbaar voor webshops met een actieve webshop-koppeling.
• Extra velden: alle extra velden die zijn aangemaakt naast de basisgegevens.
• Ontvangen emails: een overzicht met alle emails die dit contact heeft ontvangen, inclusief ontvangstdatum en of de email is geopend of er is geklikt in de email.

Extra velden wijzigen

Kies in de sidebar bovenaan voor ‘Bewerken’ naast het potloodje om de gegevens van een contact te wijzigen. Pas vervolgens de gewenste velden aan en kies ‘Opslaan’ om het contact met de gewijzigde velden op te slaan.

Contact uitschrijven

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en zoek vervolgens via de zoekbalk naar het contact dat je wilt uitschrijven. Zodra je het contact hebt gevonden, klik je bij dit contact rechts op de ‘3 puntjes’. Kies hier voor ‘Uitschrijven’. De status van het contact wijzigt nu naar ‘Uitgeschreven’ en je contact ontvangt geen emails meer vanuit Xendy.

Contact verwijderen

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en zoek vervolgens via de zoekbalk naar het contact dat je wilt verwijderen. Zodra je het contact hebt gevonden, klik je bij dit contact rechts op de ‘3 puntjes’. Kies hier voor ‘Verwijder’. Bevestig deze actie en je contact is verwijderd uit je Xendy-account.

Let op: maak je gebruik van een webshop-koppeling, vergeet dan niet het contact en de bestelling(en) ook te verwijderen in de webshop. Verwijder je het contact enkel in Xendy, dan wordt deze bij de eerstvolgende import weer geimporteerd.

Segmenten maken en beheren

Segmentatie bepaalt in grote mate het succes van je email marketing strategie. Daarom biedt Xendy uitgebreide mogelijkheden voor het maken van verschillende contactenlijsten, zowel statisch als dynamisch op basis van regels.

Wat zijn segmenten?

Segmenten zijn subsets van je totale contactenlijst, die je vindt onder ‘Alle contacten’. Een goede segmentering zorgt ervoor dat je een relevantere email naar je contacten kunt sturen, gericht op waar zij behoefte aan hebben. Dit verhoogte de interactie (open en klik ratio’s) en verlaagt tegelijkertijd de uitschrijvingen.

Soorten segmenten

Je hebt binnen Xendy twee soorten segmenten: statische segmenten en dynamische segmenten. Het verschil tussen beide soorten zit hem in de manier waarop contacten in dit segment terecht kunnen komen:

• Statische segmenten: een statisch segment bevat contacten die je expliciet toevoegt, hetzij door een bestand te uploaden, een webhook te gebruiken, of ze handmatig in te voeren.
• Dynamische segmenten: een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt op basis van ingestelde filterregels. Je legt hiermee met regels een filter over het overzicht met ‘Alle contacten’. Enkel de contacten die aan de regels voldoen komen in dit segment en ontvangen je email wanneer je hen mailt.

Segment aanmaken

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin wederom op ‘Alle contacten’. Kies nu voor ‘Nieuw segment aanmaken’. Kies nu voor ‘Statisch’ of ‘Dynamisch’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Kies nu de naam voor het segment en kies ‘Segment aanmaken’ om het segment aan te maken.

Segmenteigenschappen bewerken

Open het segment dat je wilt aanpassen via ‘Alle contacten’ rechts bovenin en kies vervolgens het segment dat je wilt aanpassen. Klik vervolgens op ‘Eigenschappen’ om de naam van het segment en de beschrijving aan te passen.

Segment verwijderen

Open het segment dat je wilt aanpassen via ‘Alle contacten’ rechts bovenin en kies vervolgens het segment dat je wilt aanpassen. Klik vervolgens op ‘Eigenschappen’ en dan op ‘Verwijderen’ om het segment te verwijderen.

Aandachtspunten

• Contacten: het verwijderen van een segment verwijdert enkel de contacten uit dit segment. Deze blijven bestaan onder ‘Alle contacten’.
• Email automations: heb je een email automation gekoppeld aan dit segment, dan wordt deze ook verwijderd wanneer je het segment verwijdert.

Statisch segment

Een statische segmenten is een lijst met contacten waar je contacten expliciet aan toevoegt. Je kunt een handmatig segment vullen met dezelfde methoden die beschikbaar zijn voor het toevoegen van contacten aan je lijst met ‘Alle contacten’.

Statisch segment aanmaken

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin wederom op ‘Alle contacten’. Kies nu voor ‘Nieuw segment aanmaken’. Kies nu voor ‘Statisch’ en klik op ‘Volgende’. Kies nu de naam voor het segment en kies ‘Segment aanmaken’ om het segment aan te maken.

Contacten toevoegen aan een statisch segment

Er zijn verschillende manieren om contacten toe te voegen aan een statisch segment.

1. Handmatig contacten toevoegen

Als je een klein aantal contacten moet toevoegen, is handmatige invoer een snelle optie.

1. Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Contacten toevoegen’. Selecteer nu ‘Handmatig toevoegen’.
2. Voer het emailadres van het contact in en vul eventuele andere gewenste velden in (bijv. voornaam, achternaam, extra velden).
3. Klik op ‘Opslaan’ om het contact toe te voegen.

2. Contacten toevoegen via upload

Wanneer je meer dan enkele losse contacten wilt toevoegen is contacten toevoegen via een CSV of Excel-upload de beste optie.

1. Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Contacten toevoegen’. Selecteer nu ‘Upload contacten’.
2. Sleep nu het CSV bestand of de Excel met de contacten erin of blader door je computer om dit bestand te selecteren.
3. Xendy leest nu het bestand uit. In de stap hierna zie je alle velden uit jouw bestand en kun je aangeven welke je wilt importeren. Per veld dat je wilt importeren geef je aan welk veld het is (bijv. voornaam of emailadres).
4. Klik na het toewijzen van de velden op ‘Contacten toevoegen’ om te import te starten.

2. Gebruik van webhooks

Webhooks stellen je in staat om automatisch contacten van een externe applicatie, dienst, nieuwsbrief-formulier of pop-up toe te voegen aan Xendy.

1. Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Contacten toevoegen’. Selecteer nu ‘Via een webhook’.
2. Je ziet nu de webhook URL, Authorization token en alle velden in je database. Zorg ervoor dat je een JSON inschiet waarbij de veldnamen dezelfde waardes hebben als reeds in je database aanwezig. Er zijn een aantal standaard waardes:
   • Het emailadres moet in de JSON altijd aangeleverd worden als ‘email’
   • De voornaam moet in de JSON altijd aangeleverd worden als ‘first_name’
   • De achternaam moet in de JSON altijd aangeleverd worden als ‘last_name’
3. Contacten die nu naar de webhook worden geschoten worden automatisch toegevoegd aan het geselecteerde segment.

Contacten verwijderen uit een statisch segment

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin wederom op ‘Alle contacten’. Kies nu voor het segment waaruit je een contact wilt verwijderen. Zoek vervolgens via de zoekbalk naar het contact dat je wilt verwijderen. Zodra je het contact hebt gevonden, klik je bij dit contact rechts op de ‘3 puntjes’. Kies hier voor ‘Verwijder’.

Bevestig deze actie en je contact is verwijderd uit je segment. Let op: een contact verwijderen uit een statisch segment verwijdert het contact niet volledig uit Xendy. Wil je een contact volledig verwijderen, verwijder deze dan vanuit het overzicht met ‘Alle contacten’.

Dynamisch segment

Een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt op basis van ingestelde filterregels. Je legt hiermee met regels een filter over het overzicht met ‘Alle contacten’. Enkel de contacten die aan de regels voldoen komen in dit segment. Door het gebruik van deze filterregels heb je weinig tot geen onderhoud aan dynamische segmenten.

Wat zijn dynamische segmenten?

Dynamische segmenten worden automatisch gevuld met contacten die voldoen aan de door jou ingestelde filterregels. Het is daarmee een subselectie van je overzicht met ‘Alle contacten’. 

Dynamisch segment aanmaken

Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin wederom op ‘Alle contacten’. Kies nu voor ‘Nieuw segment aanmaken’. Kies nu voor ‘Dynamisch’ en klik op ‘Volgende’. Kies nu de naam voor het segment en kies ‘Segment aanmaken’ om het segment aan te maken.

Contacten toevoegen aan een dynamisch segment

Contacten toevoegen aan een dynamisch segment werkt door het instellen van ‘Filterregels’ aan het segment. Voldoet een contact aan de selectie van regels, dan wordt deze toegevoegd aan het dynamische segment.

1. Kies in het linkermenu voor ‘Alle contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Alle contacten’ en selecteer het dynamische segment waarvoor je de filterregels wilt instellen. Klik nu rechtsboven op ‘Filterregels’ om dit menu te openen.
2. Klik op ‘Nieuwe regel’ om een nieuwe regel toe te voegen.
3. Selecteer nu een van de databasevelden waarmee je een filter wilt maken. Stel vervolgens de rest van de filterregel in.
4. Klik na het instellen van de juiste filterregels op ‘Regels bijwerken’ om deze op te slaan.
5. Je ziet nu onder ‘Contacten’ iedereen die je voldoet aan je filterregels. Controleer deze om er zeker van te zijn dat je de juiste personen hebt geselecteerd.

Een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt. Dit houdt in dat er opnieuw wordt gekeken welke contacten er voldoen aan de ingestelde filterregels. Dit gebeurt op drie momenten:

• Wanneer je als gebruiker het dynamische segment opent
• Wanneer er een nieuwsbrief wordt verstuurd
• Wanneer de emails voor een email automation worden klaargezet

Beschikbare filterregels (algemeen)

• Alle contactvelden: maak een filter op contactvelden, zoals voornaam, achternaam, emailadres of bijvoorbeeld plaatsnaam.
• Aangemaakt op: selecteer alle klanten die in de afgelopen X dagen zijn toegevoegd aan Xendy of juist buiten deze periode zijn toegevoegd in Xendy.
• Komt voor in statisch segment: selecteer alle klanten die in een specifiek statisch segment voorkomen.
• Klant heeft email ontvangen: selecteer een email en zie automatisch de personen die een email hebben ontvangen. Selecteer ‘heeft niet ontvangen’ om alle contacten te zien die hem niet hebben ontvangen.
• Klant heeft email geopend: selecteer een email en zie automatisch de personen die de email hebben geopend. Selecteer ‘heeft niet geopend’ om alle contacten te zien die de email niet hebben geopend.
• Klant heeft email geklikt: selecteer een email en zie automatisch de personen die op een link in de email hebben geklikt. Selecteer ‘heeft niet geklikt’ om alle contacten te zien die niet op een link hebben geklikt.
• Klant heeft laatste X emails geopend: toont de contacten die de laatste X (instelbaar) ontvangen emails wel of niet hebben geopend. Sluit hiermee inactieve contacten uit.
• Klant heeft laatste X emails aangeklikt: toont de contacten die de laatste X (instelbaar) ontvangen emails wel of niet op een link in de email hebben geklikt. Sluit hiermee inactieve contacten uit.

Beschikbare filterregels (voor webshops)

• Totale omzet: selecteer alle klanten die meer of minder dan een bepaalde omzet hebben gedaan binnen je webshop.
• Aantal bestellingen: selecteer alle klanten die een X aantal bestellingen hebben geplaatst.
• Bestelstatus: selecteer alle klanten waarvan de meest recente bestelling een bepaalde orderstatus heeft.
• Betaalmethode: selecteer alle klanten die betaald hebben met een bepaalde betaalmethode.
• Bestelperiode: selecteer alle klanten die in de afgelopen X dagen of buiten de afgelopen X dagen een bestelling hebben geplaatst.
• Laatste bestelling: selecteer alle klanten die in de afgelopen X dagen of buiten de afgelopen X dagen hun laatste bestelling hebben geplaatst.
• Klant heeft verlaten winkelwagen: selecteer alle klanten die hun winkelwagen hebben gevuld maar (nog) niet hebben besteld (enkel WooCommerce).
• Klant heeft product X of Y gekocht: selecteer alle klanten die een bepaald product hebben besteld in de afgelopen X dagen.
• Klant heeft product uit categorie X of Y gekocht: selecteer alle klanten die een product uit een bepaalde categorie hebben besteld in de afgelopen X dagen.

Contacten verwijderen uit een dynamisch segment

Contacten worden automatisch verwijderd als ze niet langer aan de filtercriteria voldoen. Handmatige actie is niet nodig.

Veelgestelde vragen