Inleiding
Email automations inrichten binnen Xendy is eenvoudig. Een eenmalige investering voor een daarna volledig geautomatiseerde workflow. Met email automations verstuur je automatisch bevestigingen naar inschrijvingen, een eerste aankoop of heractiveer je inactieve klanten die bijvoorbeeld al een jaar niets meer hebben besteld.
Wat zijn email automations?
Email automations zijn vooraf ingestelde workflows die gerichte emails versturen op basis van specifieke triggers, zoals iemand die zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, een aankoop doet, of hun winkelwagen verlaat. Email automations hebben een aantal belangrijke voordelen tegenover reguliere nieuwsbrieven:
- Efficiëntie: automatiseer emails die je normaal met de hand zou versturen.
- Personalisatie: je verstuurt de email op het moment dat deze voor je ontvanger het meest relevant is.
- Schaalbaarheid: Xendy houdt voor je bij wie er gemaild moet worden, elke dag opnieuw, zonder handmatige acties.
Alle email automations bekijken en beheren
Het beheren van je email automations begint in het linkermenu onder ‘Email automations’. Op deze centrale plek vind je alle email automations van jouw organisatie in Xendy. Je kunt ze hier bekijken, bewerken en verwijderen.
Lijst met alle contacten
Onder ‘Email automations’ vind je al jouw email automations in Xendy met daarbij de volgende gegevens in de kolommen bij de automation:
- Status-bolletje: een groen bolletje laat zien dat de email automation actief is, een grijs bolletje laat zien dat hij op dit moment niet actief is.
- Naam: de naam van de email automation.
- Laatst uitgevoerd: het moment waarop Xendy voor het laatst heeft gecontroleerd welke contacten in het segment vallen en dus emails moeten ontvangen.
- Volgende uitvoering: het volgende moment waarop Xendy controleert welke contacten in het segment vallen en dus emails moeten ontvangen.
- Verzonden: het aantal emails dat vanuit deze email automation is verstuurd.
- Omzet: de omzet die de email automation voor jouw webshop heeft opgeleverd.
- Wachtrij: het aantal emails dat is ingepland voor verzending in de volgende dagen, bijvoorbeeld doordat een stap een aantal dagen later verzonden moet worden.
Email automation verwijderen
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en selecteer de email automation die je wilt verwijderen uit de lijst. Zodra je de email automation hebt gevonden, klik je bij deze email automation rechts op de ‘3 puntjes’. Kies hier voor ‘Verwijder’. Bevestig deze actie en je email automation is verwijderd uit je Xendy-account.
Email automation aanmaken vanuit nieuw segment
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Nieuwe automation’. Kies nu voor ‘Vanuit een nieuw segment’.
Kies nu voor ‘Statisch’ of ‘Dynamisch’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Je leest hieronder meer over die keuze:
- Statische segmenten: een statisch segment bevat contacten die je expliciet toevoegt, hetzij door een bestand te uploaden, een webhook te gebruiken, of ze handmatig in te voeren.
- Dynamische segmenten: een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt op basis van ingestelde filterregels. Je legt hiermee met regels een filter over het overzicht met ‘Alle contacten’. Enkel de contacten die aan de regels voldoen komen in dit segment en ontvangen je email wanneer je hen mailt.
Kies nu de naam voor het segment en kies ‘Segment aanmaken’ om het segment aan te maken.
Kies nu voor ‘Periodiek’ of ‘Direct’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Je leest hieronder meer over die keuze:
- Direct: Xendy verstuurt de ingestelde email direct zodra een contact wordt toegevoegd aan je statische segment.
- Periodiek: Xendy controleert dagelijks welke contacten er in je segment vallen en verstuurt deze personen de stappen uit de email automation op de gekozen tijd.
Je email automation is nu aangemaakt. Je kunt nu klikken op ‘Stap 1: voeg een email toe’ om de eerste email toe te voegen aan de email automation. Kies nu een van de drie manieren om de email te selecteren:
- Lege email: je voegt een lege email toe zonder blokken die je hierna volledig kunt opmaken zoals jij wilt.
- Kies template: je voegt een nieuwe email toe door een bestaand template te kopieren. Deze kun je vervolgens volledig opmaken zoals jij wilt.
- Kies concept: je voegt een email toe die reeds aanwezig was onder ‘Concepten’ in het linkermenu
Je kunt nu deze eerste stap aanpassen. Herhaal de stappen om meerdere stappen toe te voegen aan je email automation. Lees meer over contacten toevoegen aan jouw statische segment of het instellen van de filterregels van een dynamisch segment.
Email automation aanmaken vanuit bestaand segment
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Nieuwe automation’. Kies nu voor ‘Vanuit een bestaand segment’.
Kies nu het bestaande segment waar je de email automation aan wilt koppelen. Kies nu voor ‘Periodiek’ of ‘Direct’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Je leest hieronder meer over die keuze:
- Direct: Xendy verstuurt de ingestelde email direct zodra een contact wordt toegevoegd aan je statische segment.
- Periodiek: Xendy controleert dagelijks welke contacten er in je segment vallen en verstuurt deze personen de stappen uit de email automation op de gekozen tijd.
Je email automation is nu aangemaakt. Je kunt nu klikken op ‘Stap 1: voeg een email toe’ om de eerste email toe te voegen aan de email automation. Kies nu een van de drie manieren om de email te selecteren:
- Lege email: je voegt een lege email toe zonder blokken die je hierna volledig kunt opmaken zoals jij wilt.
- Kies template: je voegt een nieuwe email toe door een bestaand template te kopieren. Deze kun je vervolgens volledig opmaken zoals jij wilt.
- Kies concept: je voegt een email toe die reeds aanwezig was onder ‘Concepten’ in het linkermenu.
Je kunt nu deze eerste stap aanpassen. Herhaal de stappen om meerdere stappen toe te voegen aan je email automation. Lees meer over contacten toevoegen aan jouw statische segment of het instellen van de filterregels van een dynamisch segment.
Individuele email automation beheren
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en klik vervolgens op de email automation die je wilt aanpassen om deze te openen.
- Eigenschappen: hier vind je de basis-instellingen van je email automation. De naam, een beschrijving en de optie om de email automation te verwijderen. Let op: het verwijderen van de email automation verwijdert ook de emails in de automation.
- Instellingen: hier vind je de technische instellingen van je email automation.
- Tijdstip van controle: op welk tijdstip moet Xendy controleren welke contacten binnen het segment vallen en emails moeten ontvangen vanuit deze email automation.
- Toerekening omzet: welk percentage van de omzet die door klanten wordt besteld, moet toegerekend worden aan de email automation.
- Berekening omzet tot: het aantal dagen waarbinnen gemaakte omzet door ontvangers van een email wordt toegerekend aan de email automation.
- Omzet meenemen als: kies of je wilt dat klantomzet van klanten die een email hebben ontvangen alleen wordt meegerekend als zij ook hebben geklikt in de email.
- Beperking op producten: kies of je wilt dat alleen klantomzet van producten die werden getoond in de email wordt meegenomen of van alle gekochte producten.
- Starten / pauzeren: activeert de automation, waardoor deze emails kan verzenden naar het gekozen segment. Klik na activeren op ‘Stoppen’ en stop daarmee tijdelijk een actieve email automation. Dit is handig voor aanpassingen of testen.
- Per stap: klik op het pijltje omlaag bij een stap van een email automation en kies vervolgens ‘Bewerken’. Hier kun je de tijd aanpassen waarop deze stap verstuurd moet worden.
- Tussen de stappen: met het plus (+) en min (-) icoon kun je het aantal dagen tussen twee stappen bepalen. Kies je voor een ‘Directe’ email automation dan wordt deze altijd direct, dus zonder vertraging verstuurd.
Statistieken per stap van individuele email automation
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en klik vervolgens op de email automation waarvan je de statistieken wilt zien om deze te openen.
Na openen zie je de verschillende stappen, met per stap de volgende statistieken:
- Wachtrij: het aantal emails dat is ingepland voor verzending in de volgende dagen, bijvoorbeeld doordat een stap een aantal dagen later verzonden moet worden.
- Verzonden: totaal aantal afgeleverde emails.
- Geopend: aantal unieke ontvangers die je email hebben geopend.
- Kliks: aantal kliks op een link binnen de email.
- Uitgeschreven: aantal contacten dat zich via de uitschrijflink in de email heeft uitgeschreven.
Veelgestelde vragen
Email automations zijn vooraf ingestelde workflows die gerichte emails versturen op basis van specifieke triggers, zoals iemand die zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, een aankoop doet, of hun winkelwagen verlaat. Email automations hebben een aantal belangrijke voordelen tegenover reguliere nieuwsbrieven:
- Efficiëntie: automatiseer emails die je normaal met de hand zou versturen.
- Personalisatie: je verstuurt de email op het moment dat deze voor je ontvanger het meest relevant is.
- Schaalbaarheid: Xendy houdt voor je bij wie er gemaild moet worden, elke dag opnieuw, zonder handmatige acties.
Kies in het linkermenu voor ‘Email automations’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Nieuwe automation’. Kies nu voor ‘Vanuit een nieuw segment’.
Kies nu voor ‘Statisch’ of ‘Dynamisch’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Je leest hieronder meer over die keuze:
- Statische segmenten: een statisch segment bevat contacten die je expliciet toevoegt, hetzij door een bestand te uploaden, een webhook te gebruiken, of ze handmatig in te voeren.
- Dynamische segmenten: een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt op basis van ingestelde filterregels. Je legt hiermee met regels een filter over het overzicht met ‘Alle contacten’. Enkel de contacten die aan de regels voldoen komen in dit segment en ontvangen je email wanneer je hen mailt.
Kies nu de naam voor het segment en kies ‘Segment aanmaken’ om het segment aan te maken.
Kies nu voor ‘Periodiek’ of ‘Direct’, afhankelijk van je wensen en klik op ‘Volgende’. Je leest hieronder meer over die keuze:
- Direct: Xendy verstuurt de ingestelde email direct zodra een contact wordt toegevoegd aan je statische segment.
- Periodiek: Xendy controleert dagelijks welke contacten er in je segment vallen en verstuurt deze personen de stappen uit de email automation op de gekozen tijd.
Je email automation is nu aangemaakt. Je kunt nu klikken op ‘Stap 1: voeg een email toe’ om de eerste email toe te voegen aan de email automation. Kies nu een van de drie manieren om de email te selecteren:
- Lege email: je voegt een lege email toe zonder blokken die je hierna volledig kunt opmaken zoals jij wilt.
- Kies template: je voegt een nieuwe email toe door een bestaand template te kopieren. Deze kun je vervolgens volledig opmaken zoals jij wilt.
- Kies concept: je voegt een email toe die reeds aanwezig was onder ‘Concepten’ in het linkermenu
Je kunt nu deze eerste stap aanpassen. Herhaal de stappen om meerdere stappen toe te voegen aan je email automation. Lees meer over contacten toevoegen aan jouw statische segment of het instellen van de filterregels van een dynamisch segment.
Met het plus (+) en min (-) icoon kun je het aantal dagen tussen twee stappen bepalen. Kies je voor een ‘Directe’ email automation dan wordt deze altijd direct, dus zonder vertraging verstuurd.
- Statische segmenten: een statisch segment bevat contacten die je expliciet toevoegt, hetzij door een bestand te uploaden, een webhook te gebruiken, of ze handmatig in te voeren.
- Dynamische segmenten: een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt op basis van ingestelde filterregels. Je legt hiermee met regels een filter over het overzicht met ‘Alle contacten’. Enkel de contacten die aan de regels voldoen komen in dit segment en ontvangen je email wanneer je hen mailt.
Ja, je hebt drie manieren om een email toe te voegen aan een email automation:
- Lege email: je voegt een lege email toe zonder blokken die je hierna volledig kunt opmaken zoals jij wilt.
- Kies template: je voegt een nieuwe email toe door een bestaand template te kopieren. Deze kun je vervolgens volledig opmaken zoals jij wilt.
- Kies concept: je voegt een email toe die reeds aanwezig was onder ‘Concepten’ in het linkermenu.
