Email deliverability

Inleiding

Email delivery, oftewel de aflevering van de email in de inbox van de ontvanger is misschien wel het belangrijkste onderdeel van email marketing. Met geavanceerde spamfilters is dat een behoorlijke uitdaging. Hierbij zijn er factoren waar Xendy invloed op heeft, maar ook factoren waar je als Xendy-gebruiker invloed op hebt.

Wat regelt Xendy?

Een goede email-deliverability hangt af van meerdere technische en organisatorische onderdelen. Het gaat niet alleen om het instellen van de juiste DNS-records, maar ook om het zorgvuldig beheren van je verzendreputatie en het omgaan met onbezorgde emails.

Domein authenticatie / DNS

DNS-beheer is eigenlijk het digitale telefoonboek van internet, waarin je instelt welk telefoonnummer (server) bij jouw naam (domein) hoort. Voor je jouw eerste email kunt versturen vanuit Xendy moet je een aantal regels in deze DNS aanmaken. Er moeten 3 soorten regels worden aangemaakt:

• DKIM (DomainKeys Identified Mail): voegt een digitale handtekening toe aan je emails om te bevestigen dat ze niet zijn gemanipuleerd.
• SPF: zorgt ervoor dat emails worden verzonden vanaf servers die ook vanuit jouw naam mogen versturen.
• DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance): valideert SPF- en DKIM-beleid om de beveiliging en bezorging te verbeteren.

De ontvangende mailservers (denk aan Gmail en Outlook) controleren de aanwezigheid van deze drie onderdelen. Is een van de drie onderdelen niet aanwezig, dan is de kans groot dat de email wordt aangemerkt als spam.

IP-reputatie

Emails die je verstuurt worden verzonden vanaf een IP-adres met een sterke reputatie. Dit houdt in dat wij continu scannen welke emails worden verstuurd. Zo controleren we o.a. op het aantal gebouncete emails, open ratio’s en het aantal emails dat door ontvangers wordt aangemerkt als spam.

We spreken hier actief klanten op aan, maken plannen om de statistieken te verbeteren of kiezen ervoor om niet langer met deze klanten samen te werken. Hoe beter de reputatie van onze IP-adressen, hoe minder emails in het spamfilter belanden.

Bounce beheer

Het komt soms voor dat het emailadres waar je naar mailt niet meer bestaat of dat emails tijdelijk niet bezorgd kunnen worden. Teveel emails versturen naar emailadressen die ‘bouncen’ kan zorgen voor meer emails in het spamfilter. Daarom verwerkt Xendy bounces automatisch. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in twee soorten bounces:

• Hard bounces: emails die permanent falen (bijv. ongeldige adressen) worden automatisch als inactief gemarkeerd in Xendy.
• Soft bounces: tijdelijk onbezorgbare emails (bijv. volle inboxen) worden opnieuw geprobeerd en gemarkeerd als het probleem aanhoudt.

Meer onderdelen voor een goede deliverability

Naast bovenstaande drie kernelementen zijn er meer onderdelen die bijdragen aan een goede email deliverability. Zo controleren we dat er, afhankelijk van je eerdere prestaties, een maximum aantal emails per minuut wordt verstuurd.

Wat kun je zelf doen?

Een goede email deliverability begint met de juiste instellingen, maar je kunt zelf ook veel doen om te zorgen dat je emails daadwerkelijk in de inbox belanden. Hieronder vind je praktische stappen die je direct kunt toepassen in Xendy.

Controleer contactinformatie

Zorg dat de gegevens van je contacten kloppen. Ongeldige of onvolledige emailadressen leiden vaak tot bounces en een lagere reputatie. Controleer bij het importeren of handmatig toevoegen of de velden correct zijn ingevuld.

Lees meer over het beheren van contacten in het artikel ‘contacten beheren’.

Personaliseer je emails

Emails die persoonlijk en relevant zijn, worden vaker geopend en aangeklikt. Gebruik velden zoals voornaam of eerdere aankopen om je bericht beter af te stemmen op de ontvanger. Dit vergroot de kans dat je emails in de inbox belanden.

Lees meer over het personaliseren ven emails in het artikel ‘email personalisatie’.

Emailinhoud optimaliseren

Vermijd te veel afbeeldingen, grote bestanden of spamgevoelige woorden (zoals “gratis” of “nu kopen”). Schrijf een duidelijke onderwerpregel en gebruik een evenwichtige verhouding tussen tekst en beeld. Een overzichtelijke email wordt beter beoordeeld door spamfilters.

Contacten met lage betrokkenheid uitsluiten

Blijf je emails sturen naar contacten die niet meer openen of klikken, dan kan dit je deliverability negatief beïnvloeden. Stel segmenten in waarmee je minder actieve contacten automatisch uitsluit van verzending, of stuur hen een re-activatiecampagne. Zo stel je dat in:

1. Kies in het linkermenu voor ‘Inactieve contacten’ en klik vervolgens rechts bovenin op ‘Alle inactieve contacten’ en selecteer het dynamische segment waarvoor je de filterregels wilt instellen. Klik nu rechtsboven op ‘Filterregels’ om dit menu te openen.
2. Klik op ‘Nieuwe regel’ om een nieuwe regel toe te voegen.
3. Selecteer nu ‘Klantveld: heeft laatste X emails geopend’ en vervolgens ‘niet geopend’. Kies nu het aantal, bijvoorbeeld 5. Hierdoor worden contacten automatisch op inactief gezet wanneer zij 5 emails niet hebben geopend.
4. Klik na het instellen van de juiste filterregels op ‘Regels bijwerken’ om deze op te slaan.
5. Je ziet nu onder ‘Contacten’ iedereen die je voldoet aan je filterregels. Controleer deze om er zeker van te zijn dat je de juiste personen op inactief hebt gezet.

Een dynamisch segment wordt automatisch bijgewerkt. Dit houdt in dat er opnieuw wordt gekeken welke contacten er voldoen aan de ingestelde filterregels. Dit gebeurt op drie momenten:

• Wanneer je als gebruiker het dynamische segment opent
• Wanneer er een nieuwsbrief wordt verstuurd
• Wanneer de emails voor een email automation worden klaargezet

Herkenbare afzendernaam en emailadres (geen no-reply)

Gebruik altijd een afzendernaam en emailadres die je contacten herkennen. Vermijd algemene adressen zoals no-reply@, omdat dit kan zorgen voor minder vertrouwen en hogere kans op spammarkeringen. Kies liever voor een persoonlijk of herkenbaar adres zoals info@jouwdomein.nl.

Segmenteren

Door je contactenlijst slim te segmenteren kun je gerichter mailen. Zo ontvangen je klanten alleen emails die voor hen relevant zijn, wat de kans op openen en klikken vergroot en uitschrijvingen verlaagt. Segmentatie zorgt bovendien voor een betere reputatie van je verzenddomein bij emailproviders.

Lees meer over het aanmaken en beheren van segmenten in het artikel ‘contacten beheren’.

Veelgestelde vragen